L'organisation administrative des entreprises

L’organisation administrative des entreprises et le système d’information et de communication

L’organisation administrative :

Afin d’atteindre les objectifs fixés, d’assurer sa survie et sa croissance, de s’adapter à l’environnement et aux changements qui peuvent l’affécter.

Le système entreprise doit agencer, disposer et coordonner les éléments dont il dispose, de la manière la plus rationnelle possible.

Répartition des tâches par fonction :

Identification des tâches ;

Analyses minutieuses de différentes étapes nécessaires au sein de la fonction ;

Regroupement des tâches élémentaires en tâches complexes ;

Racemblement des tâches complexes en activité donnant lieu à la naissance de poste de responsabilité pilote appelé service.

L’exercice du pouvoir dans l’entreprise :

Identifier les décisions à prendre dans le cadre stratégique mis en place.

Définir la forme de transmission de l’information consernant la décision prise (écrite, orale, démocratique, non démocratique).

Remarque Il est impératif quand une décision est prise par les responsables, d’en faire une note de service pour les collaborateurs et de tenir des réunions pour leur expliquer l’intérêt de la décision prise ainsi que les moyens de sa mise en oeuvre, il faut en suite procéder au contrôle de l’application de celle-ci.

La coordination entre les éléments du système entreprise :

Le canal hiérarchique :

C’est le mode classique de coordination, le responsable associe le pouvoir de décision au contrôle de l’exécution.

La coordination par objectif :

Les objectifs sont fixés pour chaque exécutant de tel manière que les sous-systèmes adaptent leur comportement aux objectifs définis. Cette coordination se fait par des directives écrites.

La coordination par le biais de comités :

Ou encore groupes de travail par ramification, dans ce cas la coordination se fait par sous-groupes de travail qui sont liés entre eux par une comité de direction.

Le système d’information et de communication :

Définition :

L’organisation administrative, et la prise de décision efficace et rationnelle, se basent sur le système d’information et communication mis en place dans l’entreprise.

Le système d’information :

Le système d’information est ensemble d’éléments (matériels, personnel et logiciels) qui permettent d’acquérir, traiter, mémoriser et de communiquer les informations.

Objectifs :

C’est la mémoire collective de l’organisation.
C’est un système qui enregistre ce qui s’est passé dans l’entreprise, et qui permet de contrôler les activités. Les délais d’optention de l’information sont moins important que leur éxactitude, ce qui signifie que toute ces données doivent avoir un contrôle rigoureux.
C’est un moyen de coordination des activités, par exemple le système de traitement des commandes clients, coordonne la force de vente, les livreurs et les comptables.
C’est un outil d’aide à la décision.
Ses fonctions sont la saisie, la collecte et la mémorisation.

Les modes de traitement :

Le traitement immédiat.
Le traitement par lot.

Le contrôle de la qualité du système d’information :

Exhaustivité des données.
Exactitude des données.
Présentation claire des données (codes, titres et dates).
Les rithmes et temps de réponses doivent être conforment aux besoins d’utilisateur.
Il faut que l’information soit pertinente.
Confidentialité des informations avec un système d’accé sécurisé.
La sécurité du système d’information.

Le système de communication :

La communication peut être :

Formelle ou informelle ;
Écrite ou orale ;
Interne ou externe ;
Descendante, ascendante ou transversale.

Les communications descendantes : ce sont des diréctives, informations relatives à la nature du travail, informations sur l’entreprise...

Les communications ascendantes : sont des conte-rendus, rapports, tableaux de bord...

Les communications transversales : les membres de l’entreprise sont plus ou moins interdépendant et échangent des informations réguliérement. Exemple : DPO, coordination par ramification.

Les communications internes correspondent à quatre styles de direction :

Style de direction	Degré de communication	Sens de circulation de l’information
Autoritaire exploiteur	Très faible voire inéxistante	Descendante
Autoritaire patérnaliste	Faible	Descendante, Ascendante (rarement)
Consultatif	Relativement faible à moyen	Descendante, Ascendante.
Participatif de groupe	Très élevé	Descendante, Ascendante, Transversale.